W sprawie Ksef

 
Panie Redaktorze,

 

Krajowy System e-Faktur to system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur dla przedsiębiorców oraz wszystkich wystawiających i odbierających faktury.  Obowiązek wystawiania faktur w systemie wszedł w życie od 1 lutego 2026 r. Tego dnia objął on największe przedsiębiorstwa, których obroty w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie firmy, których sprzedaż (z podatkiem), dokumentowana fakturami, przekroczy w danym miesiącu 10 tys. zł. Pozostali przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury w KSeF od 1 lutego.


Należy podkreślić, że system nie zmienia zasad rozliczeń podatkowych, a porządkuje system obiegu faktur w gospodarce. Można z niego korzystać dzięki bezpłatnej aplikacji online oraz aplikacji na komórkę przygotowanej przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Mobilna KSeF 2.0, e-mikrofirma, Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.) lub za pomocą programu, który do tej pory był używany do obsługi księgowej pod warunkiem, że dostawca zintegrował się z KSeF.

Przypominamy, że za 2026 r. nie będzie żadnych sankcji ani kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Jest to czas dla nas wszystkich, aby wspólnie przejść przez proces wdrożenia, co pozwoli w pełni korzystać z zalet systemu.

 

System niesie za sobą liczne korzyści dla przedsiębiorców i wystawiających faktury:

    Szybszy obieg faktur - faktury są wystawiane, przesyłane i odbierane niemal w czasie rzeczywistym. Nie ma zagrożenia, że faktura się zgubi i nie dotrze do odbiorcy.
    Bezpieczeństwo – wszystkie faktury są przechowywane w jednym bezpiecznym miejscu do którego dostęp jest ściśle zabezpieczony.
    Wygoda – nie ma obowiązku drukowania/przechowywania faktur - faktury są automatycznie archiwizowane przez 10 lat.
    Mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur - jednolity format faktur obowiązujący wszystkie firmy w Polsce.
    Przyspieszenie zwrotu VAT (skrócenie czasu z 60 do 40 dni).
    Wprowadzenie KSeF doprowadzi do zmniejszenia oszustw i wyłudzeń w podatku VAT.

 

Gdzie uzyskać informacje nt. systemu i gdzie uzyskać pomoc:

W ramach przygotowania przedsiębiorców do wdrożenia KSeF, Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa zorganizowały szeroki program szkoleniowy, obejmujący zarówno spotkania stacjonarne, jak i szkolenia online.

W okresie wakacyjnym prowadzono spotkania w ramach ogólnopolskiego cyklu: „Letnie spotkania informacyjne o KSeF. Bądź na bieżąco”. Spotkania realizowane były w urzędach skarbowych oraz izbach administracji skarbowej, a ich program podzielono na cztery bloki tematyczne obejmujące wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur, uwierzytelnienie i autoryzację w KSeF, zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz obsługę aplikacji KSeF. Eksperci Krajowej Administracji Skarbowej przedstawiali główne założenia i funkcjonalności systemu, zasady obowiązkowego e-fakturowania, sposoby uwierzytelniania oraz zarządzania uprawnieniami, a także odpowiadali na pytania uczestników i wskazywali, jak rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w firmie.

We wrześniu rozpoczął się ogólnopolski cykl szkoleń „Środy z KSeF”. Obejmował on bezpłatne szkolenia stacjonarne i webinary online. Szkolenia miały charakter zarówno teoretyczny jak i praktyczny i podzielone były na bloki tematyczne, które obejmowały:

    zasady działania KSeF,
    proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień,
    wystawianie i odbieranie faktur,
    obsługę modułu certyfikatów i uprawnień MCU,

a także korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

    Aplikacji Mobilnej KSeF,
    Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
    e-mikrofirmy.

Program uwzględniał również zagadnienia skierowane do samorządu terytorialnego, grup VAT oraz rolników ryczałtowych.
 

Kolejne działania w tym zakresie są realizowane także w 2026 r. Podczas styczniowo-lutowych spotkań „Środy z KSeF – KSeF w pigułce” eksperci przekazują przedsiębiorcom najważniejsze i praktyczne informacje jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Treść szkolenia zawiera podstawową i najważniejszą wiedzę taką jak: sposób logowania, wystawianie faktur, przeglądanie faktur czy nadawanie uprawnień. 

Szkolenia odbywają się w każdą środę począwszy od 7 stycznia 2026 r.: 

    w izbach administracji skarbowej - szkolenia on-line w godzinach 10.00–12.00 oraz 14.00–16.00,
    w każdym urzędzie skarbowym w Polsce (poza wyspecjalizowanymi) – szkolenia stacjonarne w godzinach 10.00–12.00.

Oprócz tego na 24, 25 i 31 stycznia 2026 r. w godzinach 9.00–15.00 we wszystkich urzędach skarbowych w Polsce (poza wyspecjalizowanymi), zostały zorganizowane „Dni otwarte z KSeF”. Każdy zainteresowany mógł wziąć udział w dodatkowym szkoleniu, spotkać się z ekspertami KSeF i uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania z systemu. Szczegółowe informacje nt. cyklów „Środy z KSeF” znajdują się na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

Przedsiębiorcy mają zapewniony dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF.  Znajdują się one na stronie internetowej: https://ksef.podatki.gov.pl/ i należą do nich:

    sekcja pytań i odpowiedzi dot. KSeF, podręczniki, materiały szkoleniowe, tutoriale video oraz informacje o szkoleniach w urzędach skarbowych,
    informacje ogólne na temat KSeF 2.0 (w tym m.in. dot. podstaw prawnych, kluczowych terminów, zakresu obowiązkowego KSeF, trybów wystawiania faktur online i offline, certyfikatów KSeF czy numeru KSeF),
    materiały przeznaczone dla Integratorów programów finansowo-księgowych (tj. dokumentacja techniczna API KSeF 2.0),
    informacje na temat struktury logicznej FA(3), czyli stosowanego od 1 lutego 2026 r. wzoru faktury ustrukturyzowanej,
    pliki do pobrania (w tym m.in. przydatne grafiki, broszury informacyjne oraz podręczniki KSeF 2.0).

 

Serwis jest stale aktualizowany i stanowi centralne miejsce dla wszystkich użytkowników poszukujących rzetelnych danych. Istotnym elementem wsparcia są również materiały edukacyjne w formie wideo i instruktaż. W ramach cyklu „Środy z KSeF” publikujemy również webinary. 

 

Uzupełnieniem działań online są materiały drukowane, które pozostają skutecznym kanałem dotarcia do przedsiębiorców, zwłaszcza tych sporadycznie korzystających z internetu. W urzędach skarbowych oraz podczas szkoleń dystrybuowane są m.in. ulotki informacyjne. Pracownicy resortu finansów docierają do podatników prowadząc konsultacje także poza urzędami. Ich obecność w miejscach, które przedsiębiorcy regularnie odwiedzają, zapewnia szeroki zasięg materiałów informacyjnych.  

 

Na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw KSeF. Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych oraz technicznych związanych z KSeF: https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/telefon-do-konsultanta-krajowej-administracji-skarbowej/

Od 26 stycznia 2026 r. infolinia pracuje całą dobę. Możliwe jest również zadanie pytania poprzez formularz kontaktowy (https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/), jak i umówienie wizyty w urzędzie skarbowym przez zainteresowanych podatników, w celu uzyskania informacji na temat KSeF. Pracownicy urzędów skarbowych udzielą podatnikom niezbędnych informacji w tym obszarze oraz pomogą w nauce obsługi systemu.

Ministerstwo Finansów wraz z Krajową Administracją Skarbową realizuje szerokie działania informacyjne skierowane również do księgowych, doradców podatkowych oraz biur rachunkowych, które w praktyce obsługują znaczną część mikro, małych i średnich przedsiębiorstw i odgrywają kluczową rolę w obsłudze KSeF. Ponadto przedstawiciele Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej są obecni na licznych wydarzeniach branżowych skierowanych do księgowych i przedsiębiorców z sektora MŚP.

 

Dodatkowo, w związku z pytaniem z 9.02 informujemy, że żaden podmiot zewnętrzny nie ma dostępu do treści faktur lub metadanych zawartych w KSeF. Więcej informacji w komunikatach Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/bezpieczenstwo-i-dezinformacja-w-obszarze-ksef

https://www.gov.pl/web/finanse/dezinformacja-w-temacie-krajowego-systemu-e-faktur

 

 

Z wyrazami szacunku

 

Wydział Prasowy

Biuro Komunikacji i Promocji